Comment calculer son tarif freelance et fixer ses prix en auto-entrepreneur ?

Pour beaucoup, monétiser son blog implique de proposer des prestations, qu'il s'agisse de rédaction web, de community management, de graphisme, de formations diverses et variées. La question se pose forcément à un moment donné : comment fixer ses prix en auto-entrepreneur et calculer son tarif freelance quotidien si vous facturez à la journée ?

Quand je me suis lancée en indépendante pour la première fois, j'avais 20 ans, presque aucune expérience du monde professionnel si ce n'est quelques jobs d'été dans des hôpitaux... et j'ai fait beaucoup d'erreurs en calculant mes tarifs ! Assez naïvement, j'avais évalué combien je voulais gagner et j'avais divisé cette somme par le nombre de jours travaillés dans un mois, comme si j'étais une salariée ordinaire !

Or, quand on est freelance, on doit aussi prendre en compte beaucoup d'autres éléments ! J'ai décidé, dans cet article, de partager avec vous le cheminement que j'ai quand il s'agit de calculer son salaire en freelance dans le cas des métiers du web qui n'exigent pas beaucoup d'investissement au départ.

L'intérêt de facturer au "temps-homme" dans les prestations de services intellectuelles

Les "prestations de services intellectuelles" consistent à vendre son expertise à un client : cela prend la forme de consulting, de formation, d'un travail d'audit, d'un accompagnement sur des domaines exigeant un savoir-faire pointu (informatique, référencement, RH, juridique, créa...).

Quand vous vendez des prestations de services intellectuelles, vous disposez de deux grandes possibilités :

• Proposer un forfait - Vous déterminez un montant que votre client va payer en échange d'une mission précise, par exemple la création d'un logo, ou l'installation et la configuration de votre site WordPress.
• Vendre du temps-homme - Vous estimez le temps que vous allez passer sur la mission et vous fixez un tarif d'exécution basé sur le temps que vous pensez passer sur le projet. Par exemple, si vous vendez un audit de site web et que vous estimez y passer 3 jours, vous facturerez 24 heures de travail.

Calculer son tarif freelance sur la base d'un "temps-homme" est particulièrement intéressant :

• La démarche est perçue comme transparente - Souvent, les clients apprécient que l'on décortique une prestation de cette manière. Ils comprennent mieux pourquoi ils payent, quel travail se cache derrière.
• Les temps peuvent être reportés ou réaffectés - Si vous avez vendu trop de temps sur une prestation et qu'en réalité, vous l'avez réalisée plus rapidement que prévu, vous pouvez aisément reporter ce temps sur une autre partie de la prestation ou considérer que ça fait partie de votre marge. A l'inverse, si vous tombez sur un client très exigeant qui vous demande de travailler plus que ce qui a été vendu, vous pouvez lui rappeler qu'il va bientôt atteindre son "quota" de temps acheté et lui proposer un devis complémentaire.
• On peut tenir compte de certains freins psychologiques - Les clients ont parfois leur propre vision de "combien devrait coûter" telle ou telle prestation. Je constate souvent qu'il y a des choses qu'ils ne sont pas prêts à payer cher... alors que sur d'autres, ils estiment qu'on apporte une vraie valeur ajoutée. Avec le système du temps-homme, on peut tout à fait en tenir compte : vendre plus d'heures sur les prestations où l'on sait que le client est prêt psychologiquement à payer... pour couvrir le coût des prestations que l'on vendra moins cher en raison de ce frein psychologique.

Pour fixer ses prix en auto-entrepreneur, beaucoup d'indépendants débutants assument par défaut que leur client sait ce qu'il achète, qu'il sait ce qui se cache derrière un prix. En réalité, ce n'est pas souvent le cas.

J'ai très souvent croisé, en prospection commerciale, des clients surpris de voir un devis très détaillé. Des clients qui disent "Ah, d'habitude, on me donne un chiffre mais je ne sais pas vraiment ce qu'il y a derrière et pourquoi je paie".

Au final, il y a souvent moins de négociation... ou celle-ci est plus facile : le client comprend que faire baisser le prix, c'est retirer une ligne du devis... donc une partie de sa prestation. Ce n'est pas juste "tirer le prix vers le bas" pour faire des économies.

Calculer son tarif freelance : une bonne connaissance de soi

Pour bien fixer ses prix en auto-entrepreneur, il est d'abord important d'avoir avoir une bonne connaissance de soi : être capable d'évaluer le temps que vous passez en moyenne sur une prestation, en prenant un peu de marge.

Gardez toujours en tête les éléments qui entourent la prestation elle-même : le suivi de projet, les échanges avec le client, le temps que vous passez à présenter votre travail...

Dans certains métiers, il faut aussi prévoir le coût de la cession des droits (si vous êtes graphiste, photographe par exemple).

N'hésitez pas à mesurer votre temps de travail au début, avec un outil comme Toggl Track par exemple (il vous permet de lister des tâches et de mesurer le temps passé pour chacune). C'est un exercice très intéressant pour mieux s'organiser et mieux fixer ses prix sur la base d'informations objectives.

Calculer son salaire freelance : tenir compte de la valeur ajoutée

Avant d'évoquer le fait de calculer son salaire freelance en lui-même, il est important que vous changiez de façon de raisonner par rapport à un revenu salarié.

Le tarif par jour d'un freelance (ou son taux horaire) paraît très élevé par rapport à un revenu salarié classique. A titre d'exemple, dans mon métier (le référencement naturel), il n'est pas rare de facturer 600 à 800 euros la journée en tant que consultant senior ayant plusieurs années d'expérience.

Certains indépendants culpabilisent énormément... surtout quand ils tombent sur un client qui négocie les prix à la baisse et qui avoue que "c'est beaucoup trop cher", qu'il ne peut pas payer un tel prix (les raisons avancées sont variées : l'entreprise est jeune, elle n'a pas beaucoup de moyens, c'est une association, etc).

Sortez tout de suite de cet engrenage ! Vous allez tout mettre en oeuvre pour fixer un prix juste. Un prix qui correspond à un marché, mais qui correspond surtout à une expertise que vous possédez : vous avez acquis des compétences, une expérience, suivi des formations ou fait vos preuves par vos diverses missions antérieures. Votre savoir-faire a une valeur.

Vous ne vendez pas votre devis, vous vendez votre expertise. Ensuite, le client peut (ou pas) se la payer... mais, pardonnez-moi l'expression, "c'est son problème", pas le vôtre !

Bien sûr, on peut accepter de proposer un petit prix à une association, voire de travailler gratuitement (principe du "mécénat de compétences")... mais souvent, c'est une démarche pratiquée par des entreprises solides, qui peuvent détacher ponctuellement quelques ressources pour les mettre au service d'une belle cause. Pour un indépendant, c'est plus compliqué et ça doit représenter une infime partie de votre emploi du temps si vous voulez rester rentable... même si je sais à quel point c'est gratifiant de travailler pour des assos, surtout quand le sujet vous tient à coeur :)

La leçon à retenir : ne vous bradez pas. Le client potentiel a ses contraintes, vous avez aussi les vôtres. Et la réalité, c'est qu'on est souvent moins bien traité quand on accepte de travailler au rabais... en plus de la frustration de ne pas être très rentable sur un projet.

Sachez dire non.

• Votre client peut revoir ses ambitions à la baisse (prendre moins de prestations parmi celles que vous proposez dans votre devis afin de réduire le budget global) : dans ce cas, il vous paiera moins... mais vous travaillerez moins, il y a donc une logique qui vous permettra d'avoir du temps pour d'autres projets.
• Votre client peut insister, vouloir le devis complet pour un tarif réduit : dans ce cas, refusez. Expliquez que votre travail est basé sur une expertise et un certain temps passé. Si toutefois il n'a pas à ce jour les moyens d'avoir recours à vos services, proposez-lui de vous recontacter plus tard.

En complément, n'hésitez pas à lire mes conseils pour vendre un service en ligne.

Méthode pas à pas pour fixer ses prix en auto-entrepreneur

Je vous propose une méthode pas-à-pas pour déterminer le taux journalier moyen minimum que vous devez facturer... et à partir duquel vous pouvez fixer des prix justes en tant qu'indépendant.

1) Déterminez votre rémunération minimum et votre rémunération idéale

On a tous un salaire minimum en-deçà duquel on ne peut pas vivre correctement et payer ses factures. Il dépend de votre loyer, de vos charges, etc. De même, on a tous un salaire idéal, qui dépend davantage de votre niveau de vie et de vos habitudes : vous aimez sortir souvent au restaurant, vous ne pourriez pas vous passer de votre carte cinéma illimitée, etc. Essayez d'estimer ces deux salaires.

Bien sûr, on ne va pas fixer pas ses prix en auto-entrepreneur en fonction de ce qu'on rêve de gagner (sinon, on met directement une énorme somme ^^) mais c'est important de prendre en compte ce ressenti psychologique. Personne n'a envie d'être stressé à l'idée de ne pas pouvoir boucler ses fins de mois, ou de devoir sacrifier des dépenses qui vous semblent importantes.

2) Calculez combien vous devez facturer pour obtenir la rémunération en question

Selon votre statut (micro-entrepreneur, portage salarial, SASU, etc), les charges ne sont pas les mêmes. Vous devez donc d'abord vous renseigner sur les charges à payer dans votre régime. Il existe par exemple ce simulateur de charges pour auto-entrepreneur, celui-ci pour dirigeant de SASU ou ce simulateur de revenus en portage salarial.

Ces charges sont prélevées sur le chiffre d'affaires, c'est-à-dire sur les montants hors taxe que vous facturez.

Par exemple, en portage salarial, pour gagner 2500€ nets par mois, il faut facturer 5230€ HT chaque mois, c'est-à-dire 62760€ à l'année. Oui, c'est beaucoup ! D'où l'importance de bien faire ses calculs !

En auto-entrepreneur, il y a non seulement les cotisations "courantes" mais aussi la cotisation foncière des entreprises (une cotisation annuelle).

3) Évaluez le temps de travail que vous ne facturez pas

C'est l'erreur que j'avais commise en me lançant ! Quand on est salarié, on travaille en moyenne 212 jours par an en France (en retirant les week-ends, les jours fériés et les congés payés). Ce qui fait en moyenne 17.5 jours par mois.

Quelles que soient nos activités de la journée, elles sont couvertes par notre salaire. En freelance, ce n'est pas du tout pareil : vous devez absolument penser au temps consacré à la prospection, à la communication et à l'administratif.

Le temps passé à vous faire connaître, à alimenter votre site pro, à faire des devis pour des clients potentiels, des factures pour les clients existants, à relancer les mauvais payeurs, etc., fait partie de votre métier et pourtant, personne ne va concrètement vous payer ces heures ! Or, sans ce travail, votre activité est vouée à l'échec.

De même, dans certains métiers, il est courant de devoir travailler gratuitement sur une petite mission en vue de décrocher un contrat. Par exemple, dans la traduction, on va vous demander de traduire quelques centaines de mots gratuitement pour que le client évalue si le niveau lui convient.

Si votre activité est basée sur des missions très courtes, cela vous demandera plus de temps. A l'inverse, certaines missions se déroulent sur plusieurs semaines voire mois, vous aurez alors peu de prospection à faire car vous changerez moins souvent de client.

On considère souvent que cette part "non facturable" représente au moins 20% du temps de travail.

4) Déterminez les jours non travaillés

Au-delà du temps consacré à des tâches professionnelles périphériques comme la prospection, il y a forcément des jours dans l'année où vous n'allez pas travailler.

• Les vacances : même si vous ne les prenez pas au début parce que vous voulez vraiment lancer votre activité, c'est important de les prévoir. Il est souvent difficile de modifier ses tarifs de manière significative une fois que votre nom circule et que vos premiers clients vous recommandent. Et si aujourd'hui vous n'avez pas besoin de vacances, ce ne sera pas toujours le cas !
• Les maladies : selon votre état de santé, prévoyez un petit quota de "journées maladie". La grippe, un virus qui vous met à plat, ça peut arriver aux meilleurs et quand on est freelance, ce sont autant de jours où on ne travaillera pas.
• Le manque de missions : c'est le lot commun du freelance, il y a des périodes plus creuses que d'autres. Soit parce que les clients ont moins d'activité (en été pour certains, à d'autres moments pour d'autres), soit parce que vous décrochez moins de missions que d'habitude (il y a des concurrents moins chers ou plus rapides, etc). Pensez-y !

Il est primordial d'avoir de la trésorerie. La crise du Covid-19 l'a tristement montré, les entreprises qui n'ont pas pu mettre de côté un "matelas de sécurité" ont beaucoup plus de mal à se relever après une crise violente. Pensez à ces bonnes pratiques pour gérer l’instabilité financière !

5) Calculez le temps de travail effectif

Vous avez à présent les éléments en main pour calculer votre temps de travail réel (TTR) à l'échelle d'une année.

TTR = (365 jours - [113 jours environ de weeks-ends et jours fériés + X jours de vacances + X journées maladie + X journées de chômage technique])*0.8 (déduction de 20% du temps pour la prospection et les tâches administratives).

Par exemple, avec un quota de 25 jours de congés, 3 jours pour maladie et 20 jours de chômage technique, vous avez un temps de travail total de 204 jours... et un temps de travail réel, après déduction de l'administratif et de la prospection, de 163 jours environ.

TTR = (365-(113+25+3+20))*0.8

Selon votre métier, la facilité à trouver des missions, la rémunération moyenne sur votre marché, ça vous semblera peut-être trop bas ou au contraire très difficile à atteindre. Ca reste une suggestion de calcul assez théorique.

6) Fixez votre tarif minimum

Il n'y a plus qu'à faire une division ! Divisez le chiffre d'affaires à facturer déterminé à l'étape 2 par le TTR.

Dans mon exemple, 62760€/163 jours => 385€ HT par jour en moyenne. Considérez cette somme comme un tarif de base.

7) Appliquez un coefficient selon votre expertise et expérience

Nous allons enfin ajuster ce tarif minimum en fonction de votre marché et de votre expertise. Une foule de sites proposent des estimations de tarifs freelance par métier. Vous pouvez par exemple regarder la page Tarifs de Freelance-info ou le baromètre des tarifs de Malt.

Ces sites vous donnent un "TJM" par profession, c'est-à-dire le taux journalier moyen appliqué par les professionnels pour facturer leurs clients. Une aide précieuse pour calculer son tarif freelance !

Si vous avez une expertise très pointue, une expérience solide, de bonnes références, vous pouvez considérablement augmenter votre taux de base, voire le doubler. Si vous êtes débutant, que vous avez encore un petit portfolio à mettre en avant ou que vos compétences ne font pas partie des plus recherchées sur le marché, vous serez plus proche de votre taux de base.

Derniers conseils pour fixer ses prix en auto-entrepreneur

Mon exemple n'a bien sûr pas vocation à s'appliquer à tous les métiers et à toutes les situations. Certains métiers ont plus de charges que d'autres par exemple, notamment si vous devez acheter du matériel, des logiciels (je pense aux graphistes par exemple !), payer des frais de déplacement. Mais j'espère qu'en calculant vos tarifs, vous penserez à prendre en compte les particularités du travail en freelance histoire de ne pas vous brader sur le marché !

Je trouve aussi qu'il est bon de changer ses réflexes de salarié dès sa première année d'activité. Quand on est salarié, on a des revenus réguliers qu'on peut sans problème dépenser puisque l'on sait que le compte en banque se remplira le mois suivant. En freelance, je trouve qu'il est utile de se fixer un niveau de vie de base (comme je l'ai fait dans mon exemple avec les 2500€). Les mois où vous gagnez plus, mettez ce "plus" de côté... pour les mois où vous gagnerez moins ! Par exemple, si en fin d'année vous avez facturé plus de jours que prévu, ça vous fera un petit quota de sécurité pour l'année suivante !

D'autres font le choix, s'ils arrivent à "bien se vendre", de réduire leur temps de travail pour profiter davantage de la vie !

Enfin, certains petits malins n'hésitent pas à demander des devis à des professionnels du même secteur quand ils se lancent, pour avoir une idée des montants que facturent les concurrents.

Fixer ses tarifs en auto-entrepreneur : pourquoi il ne faut pas paniquer

Ces tarifs paraissent énormes mais quand vous faites le calcul, ils ne sont pas si aberrants. J'ai tendance à penser qu'en entreprise, on est beaucoup moins efficace qu'en freelance. Nos missions sont en effet très souvent morcelées : le téléphone qui sonne, une réunion à droite, une demande imprévue à gérer...

Un exemple idiot : imaginons deux rédacteurs d'articles de blog.

• Micheline Dugenou est salariée en entreprise, elle écrit 1 article par jour dans le meilleur des cas, entre le téléphone qui sonne, le collègue qui l'interrompt, la réunion pour discuter de ceci ou cela. 20 jours de travail plus tard, elle a produit 20 articles. Elle gagne 2500€ par mois, ce qui coûte en réalité 5000€ à son employeur avec les charges.
• Gertrude Ducornet est freelance. Dans le calme de son salon, elle n'est pas interrompue et arrive à écrire 2 articles par jour. En seulement 10 jours, elle produit les 20 articles demandés. A 400€ la journée (tarif courant chez les rédacteurs web), ça coûtera à l'employeur 4000 euros. Rentable, d'autant qu'il conservera la liberté de solliciter Gertrude à la demande en fonction de ses besoins.

Quand on débute en freelance, on peut vite culpabiliser de se vendre si cher... mais quand on fait le calcul, on voit bien qu'au final, tout le monde peut en sortir gagnant !

Pour finir, je ne peux que vous rappeler l'importance de bien contractualiser tout ça ! On trouve aujourd'hui des modèles de contrats à petit prix, sur des sites comme Captain Contrat par exemple. De quoi encadrer votre prestation et avoir de quoi vous défendre en cas de problème.