8 conseils pour survivre quand on reçoit trop de mails !


Quand on tient un blog, on peut très vite recevoir plusieurs dizaines voire plusieurs centaines de mails par jour. Beaucoup plus que ce que l’on peut humainement traiter, à plus forte raison quand on gère un blog à titre personnel !

J’ai donc décidé de réfléchir à quelques solutions en matière de gestion des mails et de partager avec vous des conseils utiles au quotidien quand on a trop de mails.

8 conseils pour faire face quand on a trop de mails
8 conseils pour faire face quand on a trop de mails

1. Trop de mails ? Commencez par paramétrer vos notifications !

Dans le monde hyper-connecté où nous évoluons, nous recevons beaucoup de notifications. Ce sont les réseaux sociaux qui vous préviennent quand vous avez un nouvel abonné ou un nouveau message. C’est le suivi des commandes que vous avez passées en ligne. Ce sont les confirmations d’inscription à une newsletter ou à un site web…

Nous recevons ainsi beaucoup de messages automatiques et en paramétrant correctement vos notifications, vous pouvez déjà améliorer votre gestion des mails.

Par exemple, limitez les notifications des réseaux sociaux aux situations qui ont une réelle importance, par exemple quand vous recevez un message privé. Inutile de demander à être prévenu quand vous avez un nouvel abonné, quand on vous retweete ou qu’on vous mentionne. Ce sont des informations que vous pourrez obtenir en allant sur votre application ou sur le site.

De même, sur votre blog, vous pouvez choisir de ne pas être prévenu par mail quand vous avez un nouveau commentaire. Si votre blog reçoit beaucoup de messages chaque jour, ça peut être un bon moyen de désencombrer votre boîte mail. Le seul risque est d’oublier d’aller répondre aux commentaires mais si vous avez l’habitude de traiter les messages de vos lecteurs régulièrement, il y a peu de chances pour que ça vous sorte de la tête.

Sur WordPress, il faut simplement aller dans le menu Réglages > Discussion et décocher la case « M’envoyer un message lorsque : Un nouveau commentaire est publié ».

WordPress - Notifications des commentaires

2. Faites le point sur les newsletters que vous recevez

Parfois, on s’abonne à des newsletters par inadvertance en oubliant de décocher une case lors de l’inscription à un site. Il y a aussi de nombreuses newsletters auxquelles on peut s’abonner volontairement mais qui, par la suite, ne correspondent plus à nos attentes ou à nos envies.

C’est un tri que vous pouvez faire au fur et à mesure. Quand vous recevez une nouvelle newsletter, décidez si elle vous intéresse ou non et si ce n’est pas le cas, désabonnez-vous immédiatement. C’est un peu fastidieux au départ mais assez rapidement, ça vous permettra de réduire le volume de mails que vous recevez.

Quand on est blogueur, il faut aussi prendre en compte le fait que parfois, on vous abonne à des newsletters contre votre gré. Il m’est déjà arrivé plusieurs fois de me retrouver sur une mailing list sans l’avoir demandé. Dans ce cas, vous pouvez soit préparer un mail type que vous enverrez à toutes les personnes qui vous ajoutent sur ce type de liste, soit créer un filtre si votre système de mail le permet.

3. Vous recevez souvent le même type d’e-mail ? Créez des mails type !

Si vous êtes très sollicité, il est probable que vous receviez certains types de messages très souvent. Par exemple, j’ai écrit sur le blog que j’avais travaillé dans le milieu de la musique, je reçois très souvent des messages me demandant quelles études il faut faire pour travailler avec des célébrités. Il est tout à fait possible, pour ce type de mail, de préparer une réponse standardisée.

Si vous êtes souvent contacté pour des partenariats, vous pouvez aussi préparer une réponse polie pour refuser une proposition.

4. Apprenez à ne pas répondre à certains e-mails

C’est une règle qui s’oppose à tout ce que l’on vous a appris en matière de politesse ! Elle est pourtant très utile quand on a trop d’e-mails car c’est justement le fait de ne pas répondre à certaines personnes qui vous donnera assez de temps pour répondre aux mails qui en valent vraiment la peine. Voici par exemple quelques types de mail auquel je ne réponds plus :

  • Les mails sans formule de politesse.
  • Les mails génériques avec une proposition en décalage avec l’univers du blog.
  • Les personnes qui relancent alors qu’elles ont déjà eu un refus. J’ai par exemple un éditeur de logiciels qui a dû me relancer cinq ou six fois pour apparaître dans l’un des articles du blog alors que j’ai refusé sa proposition.

À vous de créer votre propre liste de gens qui ne méritent pas de réponse !

5. Consacrez une plage horaire précise à la gestion des mails

Déjà, je vous conseille de récupérer vos mails uniquement en mode manuel sur votre téléphone afin d’éviter d’être dérangé sans arrêt par des notifications. Ça vous permettra d’aller voir vos e-mails à un moment de la journée où vous êtes disponible pour les trier et y répondre.

Mieux vaut y consacrer une plage horaire plutôt que d’y répondre à mesure que vous les recevez. On est en général plus productif de cette manière !

6. Le classement par les extrêmes

Il s’agit de commencer par éliminer les mails auxquels vous ne répondrez pas (notifications, mails indésirables, etc.) et par déplacer dans un dossier dédié les mails importants qui méritent une réponse rapide.

Vous pouvez ensuite traiter cette liste de mails urgents en priorité. S’il vous reste du temps, passez à la liste de mails que vous avez laissés en attente. Si vous n’avez plus le temps, soit vous déplacez tous ces messages dans un dossier « A traiter », soit vous les supprimez purement et simplement.

Si vous tenez un blog personnel, gardez à l’esprit que c’est une activité de loisir et que vous n’avez aucune obligation de répondre aux messages. Chacun fait ce qu’il peut avec le temps libre dont il dispose et si vous ne pouvez pas faire plus, ce n’est pas grave.

Si vous gérez un blog dans un cadre professionnel, bien entendu, l’approche est un peu différente. Si vous n’arrivez pas à faire face au volume de sollicitations, il est peut-être temps de faire appel à quelqu’un pour vous aider. Je sais que certains grands blogueurs américains ont recours à des assistants personnels (souvent offshore) qui effectuent justement ce travail de tri pour eux. J’avais mentionné le cas de Pat Flynn dans un article.

7. Pensez au tri par expéditeur

Il arrive parfois que l’on reçoive plusieurs e-mails de la même personne au cours d’une même journée. Si vous prenez le temps de faire un tri rapide des mails par expéditeur, vous pourrez répondre par un seul message à la personne.

8. Apprenez à faire des réponses synthétiques

Dans mon métier, j’ai eu l’occasion de travailler avec des gens d’une multitude de nationalités. Quand on reçoit un e-mail d’un Anglais, les formules de politesse occupent souvent plus de place que le contenu du message lui-même. À l’inverse, quand on reçoit des mails des Américains, le contenu est en général bien plus direct. J’ai même reçu des e-mails répondant simplement « Yes » plutôt qu’une longue phrase.

Il y a sûrement un juste milieu à trouver mais gardez à l’esprit qu’une réponse concise suscite souvent moins de confusion et pousse donc moins votre interlocuteur à renvoyer un mail de clarification.

Voilà, j’espère que ces huit conseils vous aideront à améliorer la gestion des e-mails sur votre blog. Vous pouvez aussi retrouver d’autres conseils pour bien s’organiser sur son blog.

Gardez toujours à l’esprit la place qu’occupent vos e-mails dans votre stratégie globale. Par exemple, si votre priorité est d’écrire des articles et que vos e-mails vous empêchent de trouver le temps de le faire, ça signifie qu’il faut réduire le temps que vous consacrez à traiter vos mails.

Racontez-moi dans les commentaires, est-ce que vous avez une idée du nombre de messages que vous recevez par jour ?
Thèmes : S'organiser 

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7 commentaires sur “8 conseils pour survivre quand on reçoit trop de mails !

  • Ludo

    Merci pour tous ces conseils !
    Je reçois en général une centaine de mails par jour et c’est vrai que c’est pas toujours facile à gérer. Surtout quand on reste deux-trois jours sans y aller ^^

    Répondre à Ludo
    • Marlène

      Je ne peux clairement plus répondre à tout le monde de mon côté :)

      Répondre à Marlène
    • Ludo

      C’est une chose à laquelle je pense parfois… Et si un jour je ne sais plus répondre à tous ??
      J’y tiens vraiment mais on verra. Je pense que je continuerai mais il y aura parfois de long délais :p

      Répondre à Ludo
  • Bernieshoot

    Bonjour,
    dans mon domaine professionnel je recevais en moyenne 600 mails par jour (hors spam ou pub). En se disant 1 minute par mail ça fait 600 minutes … Clairement impossible ..
    Ma manière de gérer était simple en terme de priorité :
    – qui
    – quel objet (et parfois tout dire dans l’objet fait réagir plus vite …)
    Ensuite le mail n’est pas un chat et les réponses aux réponses .. je fuyais …
    Il faut garder que le mail est vite un catalyseur de conflits (combien de fois un petit malin va transférer un email à un autre collègue parce qu’il n’était pas destinataire …)
    Un dernier point, pendant les vacances on ne regarde pas ces mails pros, mais alors que faire au retour ?
    Simple, vous sélectionnez les non-lus et vous supprimez tout.
    Vous allez me dire oui mais s’il y en avait un d’important : et bien vous aurez sûrement une relance, sinon ce n’était pas si important que ça.

    Répondre à Bernieshoot
    • Marlène

      C’est vrai que le mail en vient à remplacer certaines conversations alors qu’il serait parfois plus simple de décrocher son téléphone ! Pour ce qui est des vacances, je ne pense pas que j’arriverais à faire ce que tu préconises :) Déjà, je n’ai jamais eu le cas de figure où je peux couper totalement mes mails pro pendant les vacances ^^

      Répondre à Marlène
  • tania

    pas mal de notifications sur twitter la où je suis pas mal active
    et aussi bcp des newletters
    j avoue que je n ai pas compté mais je sais que cela monte très vite
    j ai fais le ménage recemment sur ma boite email via mon tel c’était impressionnant
    merci pour les conseils
    j avais mis les notifications sur twitter surtout pas ne pas louper de réponses à donner
    je pense que je pourrais alléger
    à voir

    Répondre à tania
    • Marlène

      Oui, les notifications des réseaux sociaux deviennent vite incontrôlables ! Heureusement qu’on a maintenant accès à un paramétrage assez fin pour arranger les choses :)

      Répondre à Marlène
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