Gestion de projet pour site web : 8 clés pour bien lancer un site

Une bonne gestion de projet pour lancer un site web fait souvent la différence entre une mise en ligne réussie et un résultat décevant : lancement retardé, site médiocre, manque de cohérence dans la conception…

Dans cet article, je vous propose quelques conseils issus de ma propre expérience afin d’optimiser la gestion de projet pour un site web.

1. Réunir les bons interlocuteurs dès le début

Souvent, quand une entreprise envisage une création de site web ou une refonte, elle pense à 2 interlocuteurs évidents :

• L’équipe marketing-communication, pour qui le site Internet représente une source de visibilité et un support digital pour les prises de parole de l’entreprise ;
• L’équipe de développeurs, qui va concevoir le site sur le plan technique et être sollicitée pour corriger les erreurs ou modifier certains éléments.

Et l’on place un chef de projet digital pour piloter tout ça !

D’autres métiers ou équipes sont parfois absents du « tour de table » ou sollicités trop tard au cours du processus. Par exemple…

• L’agence SEO : refaire un site implique bien sûr un changement… mais malgré ce changement, il faut savoir préserver toute la notoriété, le trafic, le positionnement acquis au préalable sur les moteurs de recherche. Penser au référencement naturel est donc primordial pour ne pas « repartir de zéro » lors de la conception d’un nouveau site Internet. Bénéficier de l’appui d’une agence SEO est essentiel.
• L’UX : on conçoit toujours un site pour ses utilisateurs… avant de le faire pour son entreprise. Or, l’utilisateur n’a pas forcément le même degré d’expertise, la même logique, les mêmes questionnements. Il va parfois avoir des attentes, des doutes, des freins qu’il est important de détecter pour penser des parcours adaptés sur le site.
• Le web designer et/ou le graphiste : ce ne sont pas seulement les personnes qui vont rendre le site « joli » et que l’on peut solliciter à la dernière minute pour dynamiser un template tristounet. Ce sont des professionnels qui vont réfléchir à l’image que renvoie le site à travers son design (modernité, confiance, etc) mais aussi penser à son ergonomie, sa lisibilité, son confort de navigation. Ce sont des acteurs essentiels de la conception d’un projet digital.
• L’équipe juridique : aujourd’hui, avoir un site, c’est aussi se préoccuper de problématiques juridiques comme la collecte de données personnelles, la gestion des cookies… Il peut être utile de bénéficier de conseils pour ne pas négliger ces aspects importants.

Ajoutons aussi la dimension « tracking » : si vous suivez certains indicateurs comme les clics sur certains formulaires, les conversions, les téléchargements, il faudra penser à reparamétrer votre outil de statistiques et vos KPI sur le nouveau site web.

Si vous êtes indépendant, vous n’aurez pas une équipe si vaste à portée de main… mais vous devrez aussi, à votre échelle, jouer les couteaux suisses en pensant à prendre en compte ces aspects.

2. Collecter des informations pour cadrer le projet

Une bonne gestion de projet pour un site web, c’est souvent commencer le travail par une phase d’analyse qui va permettre de nourrir la réflexion sur la stratégie, les fonctionnalités nécessaires, les priorités, les contraintes. Cela permettra à votre nouveau support digital d’être nourri par ce que vous avez appris du précédent.

Par exemple…

• Prévoyez-vous de réaliser une étude de marché pour mieux identifier les attentes de votre cible ?
• Avez-vous besoin de faire de l’A/B Testing sur votre site actuel pour évaluer l’efficacité de différentes versions d’une même page ?
• Ou d’auditer la visibilité actuelle du site sur les moteurs de recherche pour identifier, par exemple des contenus stratégiques à produire sans attendre, de bonnes pratiques de concurrents ?
• Avez-vous listé tous les contenus existants et décidé de leur sort sur le nouveau site : les conserver en l’état, les réactualiser, les supprimer ?
• Avez-vous déjà réalisé des cartes de chaleur ou autres études du comportement utilisateur, qui peuvent vous aiguiller sur les erreurs à ne pas reproduire et les bonnes pratiques gagnantes ?

3. Penser cahier des charges avant de réfléchir à la date de lancement

Souvent, je vois les entreprises organiser leur gestion de projet pour site web en fonction d’une date de lancement souhaitée. Par exemple, « on veut le nouveau site pour la rentrée », « on veut que tout soit prêt avant la période des fêtes ». Et souvent, les projets prennent du retard ce qui occasionne de la frustration à tous les niveaux !

A mon sens, c ‘est parce que l’on raisonne souvent à l’envers, en commençant par fixer une date de mise en production avant même de réfléchir au cahier des charges. Je vous conseille plutôt de faire l’inverse.

Construisez un cahier des charges, c’est-à-dire un document qui va spécifier tous les aspects du projet, par exemple :

• Le contexte de la création de site web ;
• Les objectifs visés (pensez à avoir des objectifs précis, mesurables, réalistes, bien cadrés dans le temps et assignables à des personnes spécifiques, c’est ce que l’on appelle des objectifs « SMART » dans le jargon) ;
• La cible visée ;
• Les fonctionnalités souhaitées ;
• Le budget ;
• Les contraintes techniques ;
• Les contraintes de délai ;
• Les ressources humaines.
• Les enjeux économiques et marketing.
• La place du site dans la stratégie commerciale.

Concrètement, le cahier des charges va par exemple…

• Mettre au clair l’arborescence souhaitée (rubriques, sous-rubriques, navigation…) ;
• Identifier les contenus qui peuvent être réexploités et les contenus qu’il faudra créer pour alimenter le site, qui va se charger de l’intégration ou du transfert des contenus, faut-il prévoir des visuels dans un autre format ;
• Faire le point sur les besoins en termes de design (faut-il refaire un template, repartir du template existant) ;
• Clarifier les choix techniques : le serveur actuel convient-il, utilise-t-on un CMS pour la création du site et si oui, lequel, y a-t-il des plugins ou investissements logiciels à prévoir, faut-il offrir la possibilité de payer en ligne ;
• Prendre des décisions stratégiques : par exemple, le site sera-t-il multilingue et si oui, quelle stratégie pour chaque marché, qui produira le contenu et assurera sa mise à jour ?
• Anticiper les besoins de maintenance…

Le sujet mériterait un article à part entière mais retenez en tout cas que c’est sur la base de tous ces éléments que le chef de projet va pouvoir construire un planning réaliste et essayer de limiter les zones d’incertitude qui peuvent causer des retards.

C’est un véritable guide auquel se référer tout au long du travail mais aussi, quand vous travaillez pour un client, un cadre qui permet de justifier ensuite une éventuelle surdépense !

4. Définir les livrables que vous attendez

Le chef de projet peut à ce stade faire le point sur les différents livrables attendus au fil du travail, par exemple :

• Le zoning : une vision assez « macro » des différentes zones qui existeront sur les pages web, qui permet de se faire une idée des templates.
• Les wireframes : ce sont des maquettes, de plus en plus souvent digitales et en partie interactives, pour visualiser le côté fonctionnel du site et affiner le chiffrage du temps et du coût de développement.
• Les maquettes graphiques : souvent, il s’agit de décliner la charte graphique sur quelques templates de pages clés (ex : une page produit, une page de blog, une page d’actualité, la page d’accueil) afin de visualiser le design en contexte.
• Une pré-prod du site (une « copie » du futur site web sur laquelle il sera possible de faire des tests avant la mise en production définitive). Ca peut se faire même sur de tout petits projets (je vous donne dans cet article un outil pour le mettre en place sur WordPress) et permet de réaliser une analyse de performance et de détecter des problèmes de qualité assez vite.
• Un calendrier éditorial s’il y a des contenus manquants à produire pour alimenter le futur site Internet.

Définir tous ces livrables permet à chacun d’avoir une idée plus précise de sa « feuille de route » et de fixer un objectif clair pour chaque phase du développement.

5. Etablir des points de passage

Une bonne gestion de projet web, c’est aussi un bon suivi de projet. Bien sûr, on peut partir de l’idée (optimiste) que chacun va être responsable de son périmètre et respecter les délais… mais se parler, c’est aussi identifier plus rapidement d’éventuels points bloquants, d’éventuelles questions qui n’ont pas été posées avant, etc.

C’est d’autant plus stratégique quand il faut piloter des interlocuteurs variés : agence web, agence SEO, équipe marketing, UX designers, graphistes, etc.

Pour simplifier le management, vous aider à coordonner les différents interlocuteurs, mais aussi toutes les tâches à accomplir en vue du lancement du site, vous pouvez consulter cette sélection listant les meilleurs logiciels de gestion de projets. Ils permettent d’avoir une vue d’ensemble rapide et efficace des tâches en cours et de leur degré d’avancement.

Ces outils peuvent être plus ou moins complexes selon les besoins et le nombre de personnes impliquées : attribuer des tâches, définir un degré de priorité, partager des fichiers, gérer des calendriers, communiquer en direct…

Sur les projets plus simples, on peut aussi utiliser la suite Google, notamment un fichier Google Spreadsheets partagé… mais c’est un outil qui conviendra plutôt aux indépendants qui gèrent beaucoup de choses eux-mêmes.

6. Prévoir du temps pour l’imprévu

Lorsque votre site web entre en phase de développement, il est presque systématique de voir émerger des problématiques qui n’avaient pas été identifiées avant.

On s’aperçoit par exemple que la migration des contenus que l’on pensait facile ne peut pas être automatisée et va exiger plus de temps que prévu, que la manière de développer le menu du site pose des problèmes en SEO…

De même, si vous travaillez pour un client, il est fréquent que ce dernier réalise en cours de route qu’il a oublié un aspect clé du projet.

Bref, partez du principe que tout projet web comporte son lot d’imprévus. Si vous ne pouvez pas les anticiper, vous pouvez en revanche faire en sorte de garder un peu de souplesse dans le planning afin de les gérer sans (trop de) stress quand ils se manifestent.

7. Une bonne gestion de projet pour un site web, c’est recetter

Une fois la phase de développement achevée, une première version du site Internet a vu le jour… mais le travail n’est pas fini pour autant.

La phase de « recettage » consiste à vérifier qu’il n’y a pas de bugs (spoiler : il y en a toujours quelques-uns !) et que le site répond aux exigences spécifiées dans le cahier des charges.

C’est une étape essentielle car vous allez tester la conception du site web sous toutes ces facettes : ergonomie, accessibilité, fonctionnalité sur différents appareils (smartphone, tablette, laptop) et différents navigateurs, redirection des anciens contenus vers les nouveaux s’il y a des changements d’URL, affichage des visuels, vitesse de chargement, implémentation de chaque outil nécessaire au bon fonctionnement (pixels de tracking des réseaux sociaux, outil de statistiques, outil de recueil du consentement pour être conforme au RGPD, etc).

Si je peux vous donner un conseil en la matière, c’est de ne pas compter uniquement sur les « experts » pour faire ce travail, que ce soit l’agence SEO, le développeur ou autre.

Déjà, quand on travaille sur un projet web depuis des mois, on a parfois la « tête dans le guidon » et un certain manque de recul par rapport à quelqu’un qui découvrirait le site Internet pour la première fois. Ensuite, il ne faut pas oublier que l’on s’adresse souvent à des internautes qui ne sont pas des experts du sujet et vont aborder le site avec un regard bien différent.

Parfois, des gens qui ne travaillent pas du tout dans les métiers du digital, ou qui viennent d’arriver dans l’entreprise, vont avoir des remarques très pertinentes ou souligner des imperfections que les « habitués » du projet ne remarquent même plus.

En d’autres termes, profitez du recettage pour centraliser un maximum d’avis, sans négliger celui des stagiaires, des « petits nouveaux » et des gens qui n’ont pas du tout travaillé sur le projet.

C’est souvent cette étape qui va déterminer si on donne le « GO » pour mettre en production le nouveau site… ou s’il y a encore des chantiers à gérer avant. C’est souvent aussi le point de départ de certains arbitrages, quand beaucoup de problèmes sont détectés et qu’il n’est pas possible de tout régler avant la mise en ligne.

8. Rester en veille lors de la mise en production et après

Lorsque vient la date du « GO LIVE » (le lancement officiel du site), la tentation peut être grande de la percevoir comme « la fin du projet ». C’est souvent le moment où les équipes se félicitent, où l’on sort le champagne jus de pomme pour fêter ça.

Même si ça représente effectivement une étape importante, ne prenez pas non plus la mise en production comme une fin en soi.

D’abord, c’est le moment de vérifier sans attendre qu’il n’y a pas de bug majeur sur la version « en ligne » du site (il arrive parfois que certains bugs inexistants sur la pré-prod apparaissent en prod). Il y a parfois des situations où un retard de seulement 2 jours dans la résolution d’un problème peut induire une perte de trafic colossale pour le site.

Par exemple, imaginez qu’on ait laissé traîner par erreur une instruction ordonnant aux moteurs de recherche de ne pas indexer le site. Lorsque Google va venir faire un tour sur les pages, il peut alors conclure qu’elles doivent être retirées de sa base de données (désindexées). A la clé, une perte de trafic instantanée et dont il faudra a minima quelques mois pour se relever.

Ensuite, quelques jours après la mise en production, il sera utile de commencer à se poser sur les feedbacks reçus sur le nouveau site. Certains outils, comme Marker.io, permettent d’ailleurs de collecter le feedback des utilisateurs en direct.

S’il y a toujours des histoires de goûts et de couleurs (« je n’aime pas le vert », « cette police d’écriture est moche »), il y a aussi des retours importants à prendre en compte : par exemple, si on vous signale un problème de lisibilité, un élément qui recouvre l’écran sans qu’on puisse le désactiver, il faut résoudre le problème.

Pour toutes ces raisons, il est préférable de ne jamais faire une mise en production le vendredi… hormis si vous avez prévu que toutes les équipes techniques soient sur le pont le week-end. Bien sûr, on essaie de lancer un nouveau site au moment où ça dérange le moins les utilisateurs et pour certaines entreprises, c’est le week-end ou en fin de journée.

Mais mieux vaut une demi-journée d’interruption en pleine semaine qu’un problème lourd de conséquences parce qu’il n’a pas été pris en charge assez vite !

Un point sur les méthodes de gestion de projet de site web populaires

Pour compléter cet article, sachez qu’il existe de nombreuses méthodes de gestion de projet web, ayant chacune leurs adeptes. En voici quelques-unes particulièrement populaires.

La méthode Agile

L’idée de cette méthodologie est de diviser un projet global en une multitude de tâches plus petites, organisées en « sprints » (des « étapes » du projet). Cela permet d’avoir des échéances plus courtes mais aussi plus de flexibilité pour s’adapter au changement et gérer les aléas qui ne manquent pas de survenir au cours d’un projet. On prend donc les choses « étape par étape », un objectif après l’autre, jusqu’à finaliser le projet.

La méthode Agile est profondément basée sur le dialogue et la remise en cause permanente.

Elle fonctionne souvent assez bien face à un projet donc les contours sont susceptibles d’évoluer en cours de route, ou quand on fait face à un timing très serré qui implique d’avancer vite, même s’il y a des imperfections.

La méthode Kanban

Il y a pour point commun avec la méthode Agile de subdiviser le projet en tâches plus petites. On utilise ensuite des panneaux (ce qui se dit « kanban » en japonais) pour organiser les tâches en différentes colonnes selon leur état d’avancement. Plus une tâche progresse, plus elle va se déplacer de colonne en colonne, depuis « A faire » jusqu’à « Tâche terminée ».

Ca permet souvent d’avoir un sentiment d’accomplissement même si l’ensemble du projet n’est pas terminé, grâce à la visualisation des tâches déjà réalisées.

La méthode Scrum

Elle ressemble au fonctionnement Agile car on adopte aussi un principe de « sprint », un cycle court au cours duquel on va devoir accomplir un certain nombre de tâches. Elle est basée sur une forte communication entre interlocuteurs, avec une réunion quotidienne au cours de laquelle on peut aborder les avancées comme les points bloquants.

L’idée, lors de ce « Daily Scrum », est d’expliquer ce que l’on a accompli au cours des précédentes 24h, ce que l’on prévoit d’accomplir dans les 24h à venir et quels problèmes éventuels on rencontre.

Un sprint dure au maximum 2 semaines et est placé sous la responsabilité du « scrum master », le chef de projet qui coordonne tout. C’est une méthode qui fonctionne bien sur les projets très complexes qui ont besoin d’être segmentés en tâches plus « abordables »… et dans les cas où il y a besoin de beaucoup de feedback et de collaboration.

Le Waterfall, une gestion de projet web traditionnelle

Le « Waterfall » est probablement la méthode la plus traditionnelle, qui consiste à envisager les choses de manière très linéaire, en fixant des étapes chronologiques dans la réalisation du projet (un peu comme je l’ai fait dans cet article, d’ailleurs !).

Cette méthode s’appuie sur l’idée que la gestion de projet suit des étapes bien précises, où l’on attend d’avoir bouclé une étape avant de passer à la suivante.

Cette méthode fonctionne bien quand le projet est très cadré et peu sujet au changement.

Le « Critical Path »

Ici, le principe est de se concentrer sur l’identification des tâches critiques du projet, celles qui sont les plus essentielles à sa bonne réalisation. On se concentre ensuite sur les délais nécessaires pour les accomplir et les étapes à franchir pour y parvenir.

Sur les projets très complexes, très longs ou qui recouvrent énormément de domaines, ça permet d’allouer les ressources aux tâches les plus importantes et de les prioriser sans se laisser distraire par la multitude de tâches connexes.

Il existe littéralement des dizaines de méthodes de gestion de projet pour site web et comme souvent, vous construirez aussi votre propre organisation en fonction de vos contraintes, sans forcément suivre une voie établie !

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