Entrepreneur : comment avoir une bonne organisation ?

L'organisation pour un entrepreneur est souvent une clé de réussite. Elle vous aide à mener à bien vos projets dans les délais prévus, sans en oublier au passage. Elle vous permet de gagner du temps. C'est aussi un facteur d'épanouissement car être organisé contribue souvent à réduire le stress et à mieux anticiper son planning.

Certaines personnes ont des facilités à s'organiser, d'autres ont besoin d'un coup de pouce. Si vous faites partie de ce groupe, je vous propose des conseils concrets en matière d'organisation !

1. Faire une liste de vos impératifs et de vos échéances

Même si l'entrepreneuriat est souvent présenté comme offrant beaucoup de liberté, il implique tout de même certaines contraintes et obligations dont vous êtes pleinement responsable ! Elles vont souvent rythmer vos journées de travail, il est donc important de commencer par les répertorier.

Il y a d'abord certaines obligations liées à vos clients :

• Des livrables à rendre ;
• Des propositions commerciales à formuler ;
• Des réponses à apporter à certaines de leurs questions.

On peut ensuite citer des obligations légales et comptables, par exemple :

• Le fait d'établir des factures ;
• Déclarer son chiffre d'affaires aux impôts et à l'URSSAF ;
• Respecter les obligations en matière de droit du travail si vous employez des salariés, des apprentis ou des stagiaires.

Souvent, ces obligations vont de pair avec certaines échéances à respecter sous peine de devoir payer des pénalités de retard ou de générer de l'insatisfaction chez vos clients, ce qui peut nuire à votre réputation. Par exemple, on déclare son chiffre d'affaires à l'URSSAF tous les mois ou tous les trimestres selon l'option choisie.

Je vous conseille donc d'inscrire dans votre agenda ces différentes dates clés à respecter, en créant si besoin des rappels.

En ce qui concerne la gestion de vos clients, prenez l'habitude en début de prestation d'établir une feuille de route. Cela permet de définir à quel moment de l'année vous allez réaliser telle ou telle tâche. Vous pouvez ainsi anticiper les activités à réaliser, les réunions à prévoir. À mesure que de nouveaux clients s'ajoutent, il vous est possible de proposer un planning réaliste en répartissant le travail selon vos disponibilités restantes.

2. Repérer les périodes de friction dans votre organisation d'entrepreneur

Dans votre organisation d'entrepreneur, il y a souvent des périodes où vous êtes moins performant ou moins disponible. Quelques exemples :

• Les moments où votre énergie n'est pas optimale, que ce soit le vendredi en fin de journée, le matin de bonne heure si vous n'êtes pas matinal ou à l'inverse la fin de journée si vous êtes plutôt du matin.
• Les moments où certaines activités personnelles influencent votre agenda professionnel : par exemple, si vous allez récupérer votre enfant à son activité le mercredi, c'est peut-être un jour où vous arrêterez de travailler plus tôt.
• Les périodes où la charge de travail est importante, parce que l'activité commerciale est élevée ou parce que vous avez beaucoup de livrables à rendre à vos clients dans un délai court.

Il faut avoir conscience que ce sont des situations où votre capacité de travail ne sera pas optimale en raison de votre fatigue, de votre indisponibilité mentale ou d'une surcharge de votre agenda.

Il s'agit donc d'anticiper ces périodes :

• Privilégiez le travail aux moments où vous êtes le plus efficace ;
• Réservez les tâches peu exigeantes aux moments où vous avez le moins d'énergie ;
• Si vous sentez que vous n'allez pas être en mesure de respecter les délais auprès de vos clients, il est préférable de les prévenir bien en amont en leur donnant une nouvelle perspective de date afin de limiter l'insatisfaction.

3. Identifier les tâches stratégiques

Très souvent, lorsque l'on est entrepreneur, la liste des tâches à accomplir paraît infinie.

En effet, il faut réaliser les prestations que l'on a vendues à ses clients existants mais il faut également songer à l'aspect commercial de l'activité (conquête de nouveaux clients, promotion de vos services, animation de vos réseaux et de votre site Internet, réponse aux avis en ligne), assurer la gestion courante des affaires (répondre aux sollicitations, envoyer les factures et les devis, assurer le suivi de projet, etc).

Sans oublier toute la dimension développement : améliorer vos offres, vos produits ou vos services, en imaginer de nouveaux pour suivre le rythme des innovations, améliorer la présentation de vos livrables (par exemple, améliorer l'apparence ou le contenu des présentations PowerPoint que vous adressez à vos prospects).

Un entrepreneur est souvent un couteau suisse et au milieu de cet océan de possibilités d'action, on peut vite se sentir débordé.

Je vous invite donc à repérer les tâches qui sont vraiment stratégiques… et ce mot est primordial car il ne s'agit pas seulement de prioriser ce qui vous paraît important (beaucoup de choses sont importantes !) mais ce qui aura le plus d'impact sur votre business.

À titre d'exemple, certains entrepreneurs se focalisent beaucoup sur le client le plus exigeant, celui qui crie le plus fort ou se montre le plus intransigeant sur les délais. Or, par expérience, ce n'est pas forcément le client le plus important pour votre activité. D'ailleurs, j'ai souvent constaté l'inverse, à savoir que le client qui paie le moins cher est aussi celui qui en veut le plus et parfois dans un délai déraisonnable.

Bien entendu, chaque client devra se sentir important à vos yeux mais en coulisses, il est essentiel que vous sachiez repérer ceux qui ont vraiment un poids stratégique dans votre activité :

• Parce qu'ils vous rapportent un gros chiffre d'affaires ;
• Parce qu'ils peuvent avoir un impact majeur sur votre réputation (client influent, marque prestigieuse qui pourra vous aider à décrocher de nouvelles opportunités) ;
• Parce qu'ils peuvent ouvrir des perspectives futures intéressantes (gros carnet d'adresses, propriétaires de plusieurs entreprises avec qui vous pourriez travailler…)

4. Prioriser les tâches stratégiques dans votre semaine

Le travail de repérage réalisé précédemment permet de faire en sorte que votre organisation d'entrepreneur priorise ces clients. Cela limitera non seulement l'incertitude financière mais aussi le sentiment d'insatisfaction de ne pas pouvoir tout faire au quotidien.

Il y a ensuite deux grandes approches de la planification :

• Certains raisonnent en termes de to do list, un principe que vous connaissez bien et qui consiste à établir une liste de toutes les tâches à réaliser dans une période donnée, que ce soit une journée ou une semaine. Certaines personnes le font de manière succincte, d'autres planifient absolument tout y compris leur temps personnel.
• L'autre méthode consiste à bloquer des plages horaires pour réaliser des tâches bien précises, par exemple "Prestations pour les clients", "Réponse aux e-mails", "Prospection commerciale", "Recherche & Développement".

Prenons un exemple pour souligner la différence entre ces deux approches. James doit répondre aux demandes de M. Jules qui veut un devis, Mme Hermann qui aimerait décaler la réunion prévue et Mme Robert pour qui il faut réaliser un audit.

• Avec une approche "to do list", il va prendre les sujets les uns après les autres, du plus stratégique au moins stratégique (ou du plus "rapide à gérer" au plus long). Il va par exemple envoyer rapidement une nouvelle invitation à Mme Hermann puis entamer l'audit de Mme Robert, qu'il finira le lendemain, avant de préparer le devis de M. Jules.
• Avec une approche "plage horaire", James va par exemple décider que tous les jours, il commence sa journée par 30 minutes à traiter les mails. Il répond donc à ses trois clients : "Cher M. Jules, je vous envoie un devis d'ici demain soir". "Chère Mme Hermann, je vous propose tel créneau pour la réunion". "Chère Mme Robert, serez-vous disponible en fin de semaine pour que je vous présente l'audit ?" Ensuite, James va allouer 7h au travail sur ses clients, et finir sa journée par 30 minutes "d'activité commerciale" qui vont lui permettre de commencer à travailler sur le devis de M. Jules.

Le système de plages horaires fonctionne souvent très bien pour les gens qui ont tendance à travailler trop (car par définition, avec une to-do list, on peut toujours ajouter des items !) ou qui ont mille choses à gérer en même temps.

Pour ma part, je fais souvent un mélange des deux méthodes :

• Je me pose cette question : quelles tâches me procureraient le sentiment formidable du devoir accompli si j'arrivais à les boucler cette semaine ?
• A partir de cette liste limitée, je bloque des plages horaires dans ma semaine.
• Le temps "non bloqué" sert ensuite à gérer les tâches secondaires et les imprévus.

5. Servir "un peu" chaque client

Imaginez un restaurant à l'heure du "coup de feu". Tous les clients arrivent en même temps, ils ont faim.

Dans le restaurant n°1, on veut satisfaire le client à tout prix et bien s'occuper de lui. On prend donc la commande de chacun dans l'ordre d'arrivée puis on lance tout en cuisine. Problème : la cuisine ne peut pas humainement servir tout le monde à la fois. Résultat : certains attendent très longtemps, avec de la frustration à la clé.

Dans le restaurant n°2, on va subtilement échelonner le travail :

• On installe les premiers clients (groupe A) en leur donnant un menu.
• Pendant qu'ils lisent le menu, on conduit d'autres clients (groupe B) à leur table en leur disant "je vous amène le menu dans quelques instants".
• On glisse au passage à ceux qui attendent à l'entrée (groupe C) "je suis à vous dans 2 petites minutes".
• On va prendre la commande des premiers clients qui ont choisi (groupe A), on l'envoie en cuisine.
• On va installer le groupe C à sa table et on dépose le menu au groupe B.
• On dépose du pain et de l'eau sur la table des clients du groupe A et on amène les menus au groupe C.
• On prend la commande du groupe B => envoi en cuisine.
• On sert l'entrée au groupe A.

Vous voyez le principe... Dans les deux restaurants, aucun client ne reçoit son menu TOUT DE SUITE. Mais dans le premier cas, le client s'en rend compte alors que dans le deuxième cas, chaque client bénéficie régulièrement de petites attentions (on l'installe, on lui donne le menu, on vient prendre sa commande, lui donner du pain, etc) si bien que malgré l'attente, il a l'impression qu'on s'occupe de lui.

Vous pouvez appliquer le même principe à votre organisation d'entrepreneur. Quand je travaille avec des consultants junior, j'en vois beaucoup qui paniquent quand ils reçoivent un mail d'un client demandant tel ou tel livrable qu'ils n'ont pas encore démarré. Et j'en vois beaucoup qui préfèrent "faire les morts" en évitant de répondre au mail tant qu'ils n'ont pas fini le travail à envoyer au client.

Or, sans nouvelles, un client fait marcher son imagination ! Avez-vous bien reçu son message ? Avez-vous un problème de boîte mail ? L'avez-vous oublié ? A-t-il payé pour rien ? Et si vous disparaissiez dans la nature ? Et si vous étiez malhonnête ?

Bon, j'exagère un peu mais si, à l'inverse, vous répondez au message en disant : "Pouvez-vous me donner quelques disponibilités pour vous présenter le travail la semaine du (date qui vous arrange)", le client est rassuré. Vous pouvez ensuite, un peu plus tard, renvoyer un petit message "Pouvez-vous nous préciser qui sera présent à la réunion", ça permet de créer l'invitation mais aussi d'adapter son discours aux interlocuteurs le moment venu.

Ainsi, votre client se sent épaulé, pas abandonné... et en même temps, vous négociez subtilement le temps dont vous avez besoin pour travailler.

6. Prévoir l'imprévu

Partez du principe que rien ne fonctionne jamais comme prévu. Il y a TOUJOURS des impondérables, des "détails" qui auraient dû prendre 1 heure et en prennent 5, des "réunions (pas hyper) utiles mais où votre présence est indispensable", etc.

Pour ne pas vous laisser submerger par le premier imprévu, considérez qu'il faut garder des plages horaires libres pour les gérer ! Rassurez-vous, vous trouverez bien de quoi les remplir s'il ne se produit rien d'inattendu !

7. Garder une liste de projets "bonus"

Établissez une liste de projets qui vous tiennent à cœur mais qui sortent de votre routine habituelle de travail. Par exemple :

• Suivre une formation ;
• Prendre soin de votre bien-être (on peut par exemple se faire accompagner dans la gestion du stress, le lâcher-prise, la manière de désamorcer les conflits, etc)
• Faire de la recherche et développement : c'est se poser et prendre le temps de réfléchir aux innovations de votre secteur, à ce que vous pourriez apporter que les concurrents ne font pas forcément, à des méthodes d'automatisation pour gagner du temps…
• Benchmarker de nouveaux logiciels peut-être plus ergonomiques, plus efficaces ou plus utiles que ceux que vous utilisez à l'heure actuelle.
• Améliorer vos méthodes de travail ou vos fichiers de travail : prendre le temps de créer des documents pour vous simplifier la gestion de vos projets, de votre compta, de votre budget, de vos relances… Les possibilités ne manquent pas !

Autant de tâches qu'on laisse parfois de côté faute de temps mais qui peuvent redynamiser votre activité et vous redonner de la motivation.

8. Trouver la méthode qui vous convient

S'il existe de grands principes d'organisation pour entrepreneur, leur application est souvent propre à chacun. Nous avons tous notre manière de fonctionner et ce qui convient aux uns ne conviendra pas forcément aux autres.

Par exemple, certains préfèrent avoir un agenda papier alors que d'autres ne vont jurer que par un logiciel. Certains vont adorer les outils de to-do list assez visuels comme Trello alors que d'autres vont préférer faire des listes écrites sur des logiciels comme Evernote. Certains vont souscrire un logiciel ultra-esthétique et ergonomique pour leur suivi de projet tandis que d'autres seront très heureux avec un fichier Excel sur mesure.

En bref, je ne peux que vous recommander de faire de nombreux tests pour vous forger une boîte à outils qui vous correspond. Cela concerne différents types d'outils que vous pouvez utiliser :

• Des outils propres à votre métier ;
• Des outils pour la gestion de l'entreprise au quotidien (facturation, devis, suivi des clients) ;
• Des outils pour gérer sa to do list ou ses projets ;
• Un agenda ;
• Un outil de gestion du temps : mesurer le temps passé sur les projets vous permet d'évaluer votre rentabilité et d'ajuster si besoin vos tarifs ou votre organisation ;
• Des outils de prise de notes, du simple carnet au logiciel de reconnaissance vocale ;
• Des outils dédiés au reporting ou à la visualisation de données.

Selon votre métier et votre façon de travailler, ils vous seront plus ou moins utiles mais peuvent être de précieux alliés pour gagner du temps et améliorer votre organisation d'entrepreneur.

9. Apprendre à déléguer

Déléguer est un défi difficile à relever, certains n'y arrivent d'ailleurs toujours pas en fin de carrière et l'on croise parfois dans les entreprises des adeptes du micro management, qui apprécient de tout contrôler dans les moindres détails tant qu'ils ont peur que la situation leur échappe.

Or, si vous voulez aller vers la croissance, que ce soit celle de votre entreprise ou votre croissance personnelle, il est important d'apprendre à vous décharger de certaines tâches qui ont peu de valeur ajoutée ou dans lesquelles vous n'excellez pas. Imaginez si un patron devait continuer à assister à l'ensemble des réunions de l'ensemble de ses salariés. Imaginez s'il devait continuer à s'occuper du stock d'enveloppes et de stylos.

Ce sont des tâches que beaucoup d'entrepreneurs réalisent au début de leur parcours et que vous réaliserez peut-être occasionnellement par la suite… mais à mesure que vous grandissez, votre énergie sera sans doute mieux dépensée ailleurs.

Prendre un assistant personnel, se mettre en retrait de certains sujets qui sont moins stratégiques et que d'autres personnes peuvent parfaitement gérer à votre place, peut faire partie des apprentissages indispensables de l'entrepreneur. La méthode de Michael Hyatt peut constituer un bon point de départ pour décider quelle tâche déléguer.

10. Séparer vie privée et organisation d'entrepreneur

Il est très important de savoir couper ! Autrement dit, de prendre du temps pour soi, de décrocher de son travail. C'est parfois difficile quand on est passionné par son activité, que l'on traverse une période d'inquiétude ou que l'on a lancé son entreprise il y a peu de temps.

Pourtant, c'est indispensable pour différentes raisons :

• Votre équilibre personnel : avoir une activité physique, avoir des contacts sociaux, permet de s'aérer l'esprit et de faire en sorte que les choses restent à leur juste place. Si vous passez l'intégralité de votre temps au travail, vous finissez souvent par avoir une vision très biaisée de la hiérarchie des problèmes de la vie ! À titre d'exemple, vous allez pester parce qu'une personne ne répond pas rapidement à votre mail sans réaliser qu'il est 20h et que beaucoup de gens profitent de leur soirée avec leur conjoint, leurs enfants, leurs amis ou tout simplement avec eux-mêmes :)
• Prendre du recul sur les choses : dans toute activité professionnelle, que l'on soit indépendant ou salarié, il y a des coups durs, des attitudes parfois difficiles à encaisser, des déceptions. Si vous ne vivez que pour votre travail, vous risquez de prendre les choses plus à cœur que si vous avez d'autres activités à côté.
• Nourrir votre créativité : c'est en ayant des activités, en vivant des expériences, en rencontrant des gens de tout milieu, que l'on s'ouvre l'esprit et que l'on imagine parfois de nouvelles idées utiles dans notre travail. Rester en vase clos face à ses propres projets ou dans un écosystème toujours identique ne favorise pas cette créativité.
• Une prévention contre le burn-out : l'entrepreneur peut être particulièrement sujet au burn-out dans la mesure où il manque souvent d'un frein extérieur pour l'empêcher de faire des journées à rallonge. Vous pouvez très vite vous mettre la barre très haut, enrichir sans fin votre liste des choses à faire et finir par éprouver un sentiment d'impuissance, d'insatisfaction, de nullité dont vous vous croyez responsable à tort.

  Il est primordial de se rappeler qu'un travail reste un travail, même s'il vous permet de manger et d'avoir un toit sur la tête, ça ne doit pas être votre raison de vivre. Votre bien-être doit passer avant le reste et si ça implique de finir le travail à 16h une fois de temps en temps ou d'aller courir 10 km en pleine journée, ça ne pose absolument aucun problème.

11. Créer des règles dans votre boîte mail

Un dernier conseil pour la route, qui s'adresse plus particulièrement à ceux qui reçoivent énormément de mails. Cela peut vite devenir envahissant et créer un sentiment d'impuissance.

Je vous conseille d'apprendre très vite à utiliser les règles de tri de votre boîte de réception si ce n'est pas déjà fait. Sur beaucoup de logiciels mail, à l'instar d'Outlook, il est possible de créer des règles assez poussées pour trier automatiquement les mails que vous recevez.

À titre d'exemple, vous pouvez envoyer tous les mails groupés dans un dossier précis, les newsletters dans un autre, isoler les destinataires importants afin que leurs messages atterrissent dans un dossier prioritaire. vous pouvez aussi créer une règle qui isole les messages s'adressant à vous personnellement (ex : si vous vous appelez Thomas, envoyer tous les messages commençant par "Bonjour Thomas, Salut Thomas, Hello Thomas, Cher Thomas, Thomas, Hi Thomas" dans un dossier spécifique qu'il faudra traiter en priorité).

Ce sont quelques règles simples qui permettent souvent d'éviter de passer à côté d'un message important ou de perdre un temps infini à faire le tri des messages reçus alors que celui-ci peut être automatisé en partie.

J'espère que ces conseils vous aideront si vous n'êtes pas déjà un roi ou une reine de l'organisation !