Comment prioriser ses tâches pour mieux gérer sa to-do list ?

Vous me demandez souvent des conseils en organisation sur le blog ! Bloguer et gérer ses réseaux sociaux demandent énormément de temps, un temps pas toujours évident à prendre quand on a une vie de famille, une vie professionnelle, une vie de couple et des loisirs à côté ! Alors comment prioriser ses tâches pour arriver à venir à bout de sa liste de choses à faire ?

C'est un défi intéressant quand on blogue ou tout simplement qu'on a plein de choses à gérer en même temps. On a parfois l'impression que "tout doit être fait" sans forcément y parvenir.

Aujourd'hui, je vous propose de découvrir une méthode pour prioriser ses tâches qui a été popularisée par Michael Hyatt dans un livre intitulé Enfin libéré du surmenage : accomplir plus en faisant moins.

Une autre approche de la to-do list

Il est très populaire aujourd'hui de faire des to-do list, des listes de toutes les tâches que l'on doit effectuer. Si certains le font dans leur vie professionnelle, d'autres le font également dans leur vie personnelle comme outil pour mieux s'organiser.

La liste fixe le programme de ce que vous avez à faire, détermine largement votre satisfaction et votre sentiment de "devoir accompli".

Le problème, évidemment, est qu'il n'est pas toujours facile de venir à bout de sa to-do list.

Avec un blog, c'est la même chose : il y a mille activités à faire (améliorer son design, répondre à ses commentaires et à ses e-mails, écrire de nouveaux contenus, animer ses réseaux sociaux, prendre des photos, réfléchir à de futures idées d'articles, assurer la maintenance de son site, etc). Comment tout faire tenir dans une semaine ? Difficile !

Michael Hyatt se propose dans son livre de vous aider à vous focaliser sur les tâches qui en valent vraiment la peine. C'est une approche rafraîchissante de la productivité : au lieu de se dire "on va chercher à tout faire rentrer dans une journée" en maximisant sa concentration et son efficacité, on va plutôt chercher à prioriser ses tâches pour se consacrer à celles qui ont une vraie valeur ajoutée.

Ça permet de reprendre le contrôle, de décider de manière réfléchie de ce qui a de l'importance pour vous au lieu de chercher à "cocher toutes les cases" de votre to-do list. C'est aussi prendre en compte le fait que les priorités ne sont pas les mêmes pour tout le monde, d'où l'intérêt d'effectuer un travail conscient pour définir les siennes !

Le livre de Michael Hyatt a connu dès sa parution un succès populaire énorme (et d'ailleurs, sa version originale Free To Focus obtient 5 étoiles sur Amazon à l'heure où j'écris cet article, avec plusieurs centaines d'avis !) et c'est ainsi qu'il a été traduit en français sous le titre Enfin libéré du surmenage.

Mais par où commencer ?

Comment prioriser ses tâches ?

Michael Hyatt propose dans son livre un outil qu'il baptise "La boussole de la liberté", un nom qui rappelle que la finalité de tout ça est bel et bien de dégager du temps pour faire ce qui vous plaît, un nouvel espace de liberté que vous pourrez utiliser comme bon vous semble.

Cette liberté est aussi bien physique que mentale : c'est le fait de pouvoir vous consacrer à des activités sans la frustration de penser à tout ce que vous n'avez pas encore eu le temps d'accomplir ; c'est le fait de vous autoriser sans culpabilité à ne rien faire, parce que vous avez besoin de prendre ce temps pour vous ; c'est accepter d'être spontané, d'admettre que votre journée ne soit pas à 100% programmée avant de commencer.

Les axes de la boussole de la liberté

Cette boussole a 2 axes :

• L'axe de la passion - C'est le degré auquel une tâche vous motive, vous captive, vous passionne.
• L'axe de la compétence - C'est le talent que vous avez pour effectuer une tâche : est-elle facile ou difficile pour vous, correspond-elle à une aptitude que vous possédez naturellement ou vous demande-t-elle un effort colossal ?

A partir de ces deux axes, que je représente sur l'image ci-dessous, Michael Hyatt détermine 4 zones... qui correspondent à 4 types de tâches à effectuer... et 4 types de comportements à avoir.

4 types de tâches à accomplir

Michael Hyatt conseille de commencer par catégoriser ce que vous avez à faire en fonction de ces 4 zones :

• La zone de désir - Ce sont des tâches que vous prenez plaisir à effectuer et pour lesquelles vous possédez un certain talent.
• La zone de désintérêt - Ce sont des tâches que vous savez faire correctement mais qui ne vous procurent aucun plaisir.
• La zone de distraction - Ce sont des tâches que l'on aime faire mais pour lesquelles on n'a pas de compétence particulière.
• La zone de corvée - C'est la zone de la loose, avec des tâches que l'on n'a aucun plaisir à effectuer et sur lesquelles, en plus, on fait preuve d'incompétence !

Comme vous pouvez le voir, c'est une vision très personnelle car elle suppose d'évaluer votre propre motivation et votre propre aptitude à effectuer quelque chose.

Comment gérer sa to-do list à partir de ces zones ?

Pour décider comment prioriser ses tâches, retenez que votre objectif va être de passer le plus de temps possible dans votre zone de désir, c'est-à-dire à effectuer les tâches pour lesquelles vous êtes doué... et qui, de surcroît, vous passionnent !

C'est une autre manière de dire qu'il faut vous focaliser sur vos talents et vos passions. Réfléchissez aux qualités que les gens vous attribuent souvent, aux moments où vous ressentez vraiment de l'épanouissement à faire ce que vous faites, imaginez votre "journée idéale" et les activités qu'elle comporterait. Cela devrait vous aider à identifier les tâches de cette "zone de désir".

Quant aux tâches qui ne vous passionnent pas - celles des zones de corvée et de désintérêt, il s'agit de réduire le poids qu'elles représentent dans votre vie... ce qui peut mobiliser différentes approches :

• Les déléguer, en totalité ou en partie - Nous n'avons pas tous les mêmes centres d'intérêt et ce que vous trouvez très rébarbatif peut être au contraire captivant pour une autre personne. A défaut de pouvoir déléguer totalement, peut-être pouvez-vous vous faire aider par une autre personne.
• Les automatiser - Réfléchissez à ce qui peut vous aider à accomplir ces tâches : existe-t-il des outils pour vous faciliter le travail ? Un moyen d'automatiser ces tâches ?
• Les mutualiser - Regrouper des tâches similaires pour les effectuer de manière plus rapide est une méthode dont je vante souvent les mérites. Par exemple, si vous avez des photos à retoucher pour 3 articles et que vous trouvez cette activité rébarbative, faites-le en une seule fois au lieu de le faire au moment où vous rédigez chacun des contenus.
• Les supprimer si c'est possible - Parfois, ce n'est pas grave de ne pas faire quelque chose, au contraire ! Dire "non" peut être salutaire pour préserver son temps et son équilibre.

Pour prendre quelques exemples concrets, je sais comment gérer une page Facebook (compétence ok !) mais ce n'est pas l'activité que je préfère (passion bof bof !). On est donc typiquement dans la zone de désintérêt. Je pourrais déléguer cette activité à quelqu'un, en payant un community manager. Je pourrais aussi m'y consacrer une fois par semaine, par exemple en préparant d'un seul coup tous mes posts à venir et en faisant une grosse session de "réponse aux messages". Mais j'ai choisi la dernière option : comme mon blog n'est pas professionnel, j'ai tout simplement décidé de ne pas ouvrir de page Facebook et d'éliminer ainsi la tâche de ma to-do list.

Delphine, du blog DeeDeeParis, expliquait un jour sur son blog qu'elle était totalement imperméable aux aspects techniques de la gestion d'un blog. L'idée de tripatouiller dans le code lui donnait des boutons et lui semblait totalement obscure. On est typiquement dans la zone de corvée : pas de compétence particulière pour le sujet... et en plus, ça vous barbe au plus haut point !

Delphine a choisi de déléguer la partie technique de son blog à des tiers qui, eux, maîtrisent le sujet et aiment ça :)

La zone la plus complexe à gérer est probablement la zone de distraction... car ce sont des activités qui vous plaisent mais pour lesquelles vous manquez d'expertise. Si cette expertise peut s'acquérir et que vous avez la volonté de l'acquérir, ça vaut la peine d'y consacrer du temps. Sinon, les tâches que vous placez dans cette zone passeront au second plan.

Prioriser ses tâches, un réflexe à adopter

Pour prendre l'habitude de faire cet exercice, posez-vous un moment et listez toutes les tâches que vous êtes amené à faire dans le cadre de la gestion de votre blog. Essayez de les classer au sein des 4 zones proposées par Michael Hyatt.

Vous pouvez par exemple faire deux colonnes (compétence/passion) et mettre des + ou des - pour chaque tâche.

A la fin, il est facile de voir comment prioriser ses tâches : les lignes avec deux + sont celles que l'on doit faire passer en priorité, celles avec deux - celles que l'on doit chercher à éliminer ou simplifier au maximum...

Entre les deux, il existe une zone d'arbitrage avec des tâches sur lesquelles il faut passer moins de temps en cherchant à les optimiser ou à les éliminer.

C'est une approche de la productivité que je trouve intéressante et "bienveillante avec soi-même" car au lieu de chercher à en faire toujours plus, on accepte l'idée qu'il n'est pas toujours possible de TOUT faire... et qu'il faut simplement chercher à organiser son emploi du temps en fonction de ce qui nous apporte le plus de bénéfices.