Comment nettoyer sa boîte mail quand on a trop de messages ?


Aujourd'hui, on croule souvent sous les e-mails dans sa vie professionnelle comme dans sa vie personnelle. Entre les newsletters auxquelles on s'est abonné, celles que l'on reçoit sans s'être abonné, les messages de groupe, les invitations diverses et variées, on risque souvent de passer à côté de messages importants.

Alors, si votre métier vous amène à recevoir énormément d'e-mails et que vous ne savez pas comment nettoyer votre boîte mail pour refaire surface, je vous propose des conseils concrets dans ce guide.

Avant toute chose, pensez à sauvegarder votre boîte mail

Au travail, il est toujours utile de faire une sauvegarde occasionnelle de ses mails, même si vous considérez que c'est à votre entreprise de s'en occuper.

Pour prendre un exemple vécu, une collègue partie en congé maternité a vu son compte supprimé pour inactivité parce qu'elle ne s'était pas connectée pendant plusieurs mois, elle a perdu l'accès à tout son historique de mails sans que le service IT ne parvienne à les restaurer.

Si vous rencontrez une situation conflictuelle avec votre entreprise, une sauvegarde des messages peut également vous être utile.

Avant une grosse opération de nettoyage de la boîte mail, je vous conseille d'effectuer une sauvegarde par précaution. Ainsi, si vous supprimez sans faire exprès des données importantes, vous pourrez les restaurer !

1. Triez les messages par expéditeur

Trier les messages par expéditeur est un excellent moyen de désencombrer sa boîte mail.

Déjà, cela vous permet de traiter les messages "par lots", pour supprimer d'un seul coup tous ceux qui sont non pertinents. Vous gagnez du temps au lieu de devoir les prendre un par un dans l'ordre antéchronologique.

Vous pouvez aussi identifier assez vite par ce biais les personnes qui vous écrivent beaucoup pour des raisons non pertinentes ou les messages qui vous intéressent peu. Par exemple, un collaborateur de votre entreprise qui vous ajoute toujours par défaut dans des réunions de groupe qui ne vous concernent pas, un site qui vous envoie des tas de newsletters que vous ne lisez jamais... Cela permet ensuite de se désabonner ou de créer des règles de tri pour filtrer ces messages par défaut dès qu'ils arrivent.

A l'inverse, vous pouvez aussi par ce biais trier les messages provenant de personnes importantes (vos collègues immédiats, votre manager, etc) pour les isoler dans un dossier à traiter en priorité.

Conseils pour nettoyer sa boîte mail
Conseils pour nettoyer sa boîte mail

2. Groupez les conversations

La plupart des boîtes mail permettent de grouper les messages d'une même conversation : au lieu d'avoir 10 e-mails séparés classés dans l'ordre antéchronologique et éparpillés parmi vos autres messages, ils sont rassemblés dans un même fil de discussion.

C'est une fonction très utile pour plusieurs raisons :

  • Garder accès au contexte : vous pouvez retrouver en 2-3 clics tout l'historique des échanges sans avoir à fouiller dans une multitude d'e-mails passés ;
  • Ne pas perdre de temps : quand on revient de vacances par exemple, il suffit de consulter les derniers échanges pour voir où en est la discussion et ce qu'il y a à faire. Parfois, on se rend compte par ce biais que les problèmes ont déjà été réglés et que le sujet est clos, il n'y a alors plus qu'à archiver l'ensemble des messages de la conversation.
  • Gagner en efficacité : il est plus facile de répondre point par point sans rien oublier en ayant rapidement accès à tous les échanges, en retrouvant les pièces jointes au même endroit, etc.

3. Désabonnez-vous des newsletters

Vous allez sûrement repérer parmi vos e-mails des newsletters que vous recevez régulièrement, soit parce que vous vous êtes abonné, soit parce que l'on vous a abonné sans vous demander votre avis.

En B2C, le RGPD impose aujourd'hui l'opt-in (on ne peut envoyer un mailing à quelqu'un que si la personne a donné son accord préalable)... mais en B2B, une entreprise a le droit d'envoyer une newsletter à un autre professionnel si celui-ci ne s'y est pas explicitement opposé (vous pouvez lire cet article de la CNIL pour être plus au clair sur le sujet). Ceci explique que sur une adresse professionnelle, on reçoive toujours autant de messages non sollicités. Propositions commerciales non pertinentes, newsletters, etc.

Posez-vous une question simple : ai-je lu l'un des 5 derniers messages envoyés par cet expéditeur ? Si ce n'est pas le cas, désabonnez-vous en cliquant sur le lien figurant généralement en bas du mailing... ou, si l'expéditeur ne respecte pas la réglementation et ne propose pas de lien de désabonnement, classez-le comme spam afin que ses futurs messages soient systématiquement écartés de votre boîte de réception.

Si vous avez un peu de temps à perdre, cela vaut parfois le coup de créer un template de message de "rejet" (demandez à ChatGPT si besoin !) que vous pourrez copier-coller en réponse aux expéditeurs ne proposant pas de lien de désabonnement, l'idée étant de leur demander de retirer votre e-mail de toutes leurs sollicitations commerciales.

4. Recherchez par mot-clé les mails à supprimer ou à traiter

Vous pouvez créer vos propres regroupements de messages à traiter "en bloc" en effectuant une recherche par mot-clé au sein de votre boîte mail.

Par exemple, en entrant le terme "Unsubscribe" "ou "Désabonne...", vous devriez trouver toutes les newsletters proposant un lien pour se désinscrire.

Vous pouvez également rechercher des termes comme "invitation", "enquête", "promotion", "offre spéciale", "webinar/webinaire" pour repérer des messages de nature promotionnelle ou des invitations à des événements réels ou virtuels.

Pensez aussi à isoler les messages envoyés par une adresse comportant le terme "noreply" (ce sont souvent des e-mails d'information auxquels il est impossible de répondre).

Vous pouvez aussi penser aux termes qui figurent dans les messages automatiques ("merci de votre inscription/achat").

Au-delà des e-mails que vous souhaitez peut-être supprimer, cette méthode de recherche par mot-clé permet aussi de nettoyer sa boîte mail en traitant par lot les messages similaires. Par exemple, en tapant "facture", vous allez pouvoir retrouver tous les messages comportant des factures et les traiter ensemble, si vous devez les saisir ou les transmettre à quelqu'un.

Selon votre métier et votre entreprise, vous avez sûrement des types d'e-mails récurrents, qu'il s'agisse de devis, factures, contrats, contacts commerciaux : vous pouvez les rechercher par mot-clé pour les traiter ensemble et gagner du temps.

5. Créez des templates de réponse pour les e-mails courants

Dans de nombreux métiers, il existe des types d'e-mails que l'on doit régulièrement rédiger et qui comportent presque toujours les mêmes informations. Par exemple, quand je transfère une facture fournisseur au service comptabilité, je dois toujours indiquer qui est le fournisseur, à quel numéro de devis se rattache la facture, etc.

Vous pouvez utiliser des outils comme ChatGPT pour concevoir des templates de mails prêts à l'emploi que vous laissez dans les brouillons de votre boîte mail.

Ainsi, lorsque vous recevez un type de message précis, vous avez juste à copier-coller votre template et à le compléter avec les bonnes informations pour gagner du temps. C'est un bon moyen de nettoyer sa boîte mail en évitant d'y laisser traîner des messages trop longtemps.

6. Supprimez directement les messages les plus anciens

Si vous avez laissé les e-mails s'accumuler pendant longtemps, il y a fort à parier que les messages les plus anciens ne soient plus pertinents. Si c'était important, la personne a dû vous relancer depuis... et si ça ne l'était pas, vous n'allez de toute façon pas répondre avec 6 mois de retard.

Une suppression pure et simple des anciens messages peut donc déjà bien désencombrer votre boîte mail !

Souvent, ce qui vous freine à le faire, c'est le "Et si ?" "Et si quelqu'un m'écrit en faisant référence à un mail que j'ai supprimé ?" "Et si je rate un message important ?" Encore une fois, si c'est important, la personne a dû vous relancer ou vous contacter par un autre biais (téléphone, échange direct, etc). Et si on mentionne un message que vous avez supprimé, répondez simplement que vous ne l'avez pas reçu.

7. Créez des dossiers pour structurer votre boîte mail

Prenez l'habitude de créer des dossiers bien organisés pour trier les messages au fur et à mesure.

Par exemple, ma propre boîte mail est subdivisée en deux parties : les mails "externes" relatifs aux clients... et les mails "internes" (réunions d'équipes, sujets RH, facturation, process, etc).

La partie client comporte des dossiers par année, et des sous-dossiers pour chaque client. La partie "interne" est structurée par thème : par exemple, un dossier RH avec des sous-dossiers sur le télétravail, les embauches, les départs, etc.

Cela permet de retrouver rapidement l'historique des échanges sur un sujet donné mais aussi de ranger au fur et à mesure les messages qui arrivent dans votre boîte de réception au lieu de les laisser s'accumuler. Ainsi, vous gardez uniquement dans la boîte de réception les e-mails à traiter ou les sujets "en cours", un gain en efficacité.

8. Mettez en place des règles de tri puissantes

Aujourd'hui, beaucoup de solutions e-mail incluent des règles de tri puissantes, qui permettent d'organiser automatiquement un certain nombre de messages, comme ici sur Outlook :

Règles de tri des messages sur Outlook
Règles de tri des messages sur Outlook

On peut par exemple déplacer automatiquement certains messages vers un dossier spécifique, ou les déplacer quand ils proviennent d'un expéditeur spécifique...

Vous pourriez par exemple...

  • Envoyer dans un dossier spécifique les e-mails où l'on s'adresse directement à vous (qui contiennent par exemple les mots "Bonjour Hector", "Salut Hector", "Hello Hector" ou "Hi Hector" si vous vous appelez Hector ^^) pour les traiter en priorité.
  • Envoyer dans ce même dossier prioritaire les mails provenant de votre boss, de votre équipe ou de vos collègues directs.
  • Isoler les mails de groupe dans un dossier à part.
  • Isoler les newsletters ou mails promotionnels dans un dossier "Promo" dédié, que vous regarderez uniquement si vous avez le temps.
  • Trier les invitations à des réunions dans un dossier à part.

Configurer ces règles de tri demande un peu de temps mais une fois que c'est fait, vous gagnez un temps précieux car cela permet de nettoyer votre boîte mail automatiquement et de prioriser en partie la gestion des messages sans même avoir à le faire à la main.

9. Marquez les e-mails importants

Il est souvent possible de marquer à la volée les messages jugés importants, avec une étoile, un point d'exclamation ou autre signe permettant de les reconnaître en un seul coup d'oeil parmi les autres.

Cette fonction peut s'avérer très pratique au retour de vacances pour marquer à la volée les messages qui réclament votre attention.

10. N'utilisez jamais la fonction d'archivage

Si votre boîte mail comporte une fonction permettant d'archiver un message, mieux vaut ne pas l'utiliser car en général, les messages archivés deviennent un vrai fourre-tout dans lequel on ne met plus le nez !

Mieux vaut statuer clairement sur le devenir du message :

  • Message non pertinent => on supprime ;
  • Message pertinent et prioritaire => on isole dans un dossier à traiter en priorité ;
  • Message pertinent mais moins prioritaire => on peut le laisser en attente dans la boîte mail le temps de s'y pencher ;
  • Message pertinent mais sans action attendue => on le classe dans le dossier adéquat.

11. Prendre l'habitude de consulter ses messages "en mode manuel"

L'e-mail est une solution de communication très pratique, directe, rapide... mais avec un effet pervers : il est parfois utilisé à tort et à travers, sans ciblage... ou induit des difficultés de communication car l'écrit entraîne parfois des incompréhensions ou des oublis (on pense qu'une information est claire mais elle suscite des questions, qui en soulèvent d'autres).

On oublie vite qu'un simple coup de fil est parfois plus efficace que des échanges sans fin par écrit, sans parler de l'importance d'humaniser les échanges de temps en temps en allant au-delà du texte.

Par ailleurs, l'e-mail peut aussi induire de grosses pertes de productivité : les notifications qui arrivent en continu vous distraient de vos tâches en cours, vous donnent l'impression de devoir passer d'un sujet à l'autre voire que tout est urgent.

Pour cette raison, je vous conseille de ne plus activer les notifications mais d'aller consulter vos e-mails sur des plages horaires bien précises, que vous pouvez même bloquer dans votre agenda. Par exemple, à votre arrivée au bureau le matin, après votre pause-déjeuner et 15 minutes avant de partir le soir.

Le matin, cela vous permet d'identifier les éventuelles urgences à traiter dans la journée, d'organiser votre planning en fonction des réunions et sujets à gérer. Le midi, cela vous permet d'assurer le suivi de certains échanges ou de préparer la suite de votre semaine (prévoir des réunions, demander des informations, etc). Et le soir, cela vous permet d'anticiper votre organisation du lendemain pour aborder la journée suivante avec plus de sérénité.

Le reste du temps, vous gardez ainsi des plages de travail sans distraction.

12. Utiliser des outils dédiés pour nettoyer sa boîte mail

Au-delà des règles de tri comme celles que propose Outlook, sachez qu'il existe des outils dédiés au nettoyage de boîte mail. Ils se révèlent particulièrement utiles dans les professions qui sont submergées de prises de contact et d'inscriptions arbitraires à des newsletters diverses et variées (journalistes, attachés de presse, etc) et peuvent se retrouver avec des centaines de messages par jour.

Citons par exemple l'outil gratuit Cleanfox pour nettoyer les newsletters, Sanebox qui priorise automatiquement les e-mails importants et fait une synthèse quotidienne des autres. Il base son analyse sur votre manière habituelle de gérer vos e-mails : ceux auxquels vous répondez, ceux que vous ouvrez, la vitesse à laquelle vous ouvrez certains messages vs d'autres que vous laissez traîner, l'ancienneté de vos échanges avec tel ou tel destinataire, etc.

Vous pouvez aussi regarder Clean Email qui mêle règles de tri, groupement automatique des messages et aide à la désinscription des newsletters non pertinentes.

Prévoir du temps pour nettoyer sa boîte mail occasionnellement

Pour conclure cet article, je vous conseille de consacrer une heure de temps en temps à désencombrer votre boîte mail si nécessaire, en complément des règles automatiques que vous pourrez mettre en place. Profitez par exemple d'une période un peu plus creuse en termes d'activité.

A l'époque où les entreprises reposaient beaucoup sur le papier, on considérait le tri comme un impératif pour ne pas accumuler des caisses et des caisses de documents inutiles. Aujourd'hui, le "rangement numérique" revêt le même caractère indispensable si l'on veut conserver son efficacité et bien gérer l'historique de ses dossiers !


Poster un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *



Si vous aimez les articles du site, n'hésitez pas à faire vos achats sur Amazon.fr via ce lien ; il me permettra de toucher une commission grâce au programme Partenaires Amazon EU.